世の中イベントだらけ!
大小様々ですが、色々な事が体験できて楽しいですね!

今日は自分なりにイベントを開く上で押さえるべき大事なことを過去の経験から書きたいと思います。
たとえ小規模でもこれから「イベントやろう」と思っている人は参考にしてみてください。


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(1)誰のためにやるのか


イベントで最もあってはならないのが「独りよがりイベント」です。


 ・自分が目立ちたいから代表になる。肩書きや名声が欲しいパターン。
 ・自分がやりたいから思い切ってやってみる。関係者への気遣いが皆無なパターン。



否定しませんが、蓋を開けてみると良い結果は生まれません。
もしビジネスの世界だったら、2流も3流です。

僕も学生の頃一度やりました。正直後悔しています。
(色々な大事なものと引き換えになりました。笑)


イベントとは「人を巻き込む会」です。
開催する前に一度気持ちを振り返ってみましょう。

■そのイベントは誰のためにやるのか
とにかくこれにつきます。「誰に対する」貢献なのか。
その上で重要なのは、自分以外の人の意見を大事にすることです。

■どのような要望や需要に応えているのか
イベントを始めるきっかけは2つあります

 A.一つは、「こんなのあったら面白いだろうな」という自分なりの主観
 B.もう一つは、「こんなのやってよ」とか「あったらいいな」という自分以外の人の希望

Aだけしかないと「独りよがりのイベント」になってしまいます。
一方で、Bだけしかないと喜んでもらえる内容にアレンジできません。

多くの場合Aがきっかけで始められるイベントが多いと思います。全然OKです。
しかし、キックオフする前に必ず、Bの意見があるのかどうかを確認したいですね。

■イベントをやった後、どのような未来があるのか
イベントを行う目的やイベントが行われた後にどのような未来(余韻)があるのか。
これはほとんど着目されません。
「こんな状態をつくりたい」という想い(組織だと「ビジョン」などという言葉を使います。)に向かって作り上げていくことが大事です。

例えば、同窓会をやるにしても「しばらく会っていない友人同士が顔合わせできる場を提供したい。」「今度も縁や関係が切れずに長い絆を持ち続けられる同級生でありたい。」など。会を開いた先にどのような景色を望むのか。



 これらがイベントを行う前に一番考えなければならないことだと自分なりに思っています。



(2)”やってあげてる”という考えは絶対に持っては行けない

これは絶対に持ってはいけません。絶対にどこかしらで歪みや負の症状がおきます。
 もしも、
 「○○くん、主催してくれたのは嬉しいけど威張り過ぎじゃない?」
という陰口が生まれた瞬間、イベントは存在意義を無くします。

それだけではなく、このような勘違いもたまにあるように思います。
 「大成功だったけど、誰も自分を褒めてくれない。」
 「こんなに頑張っているのになんで周りは協力的じゃないんだ。」
 

”やってあげてるイベント”の場合、最後に傷つくのは自分です。 
絶対に、”やってあげている”という考えは捨てた方が良いです。


(3)”やってあげてる”の気持ちを無くすための3つの方法

①関係者のことを気遣う
常に、参加者や関係者の利益(笑顔や喜ぶ姿)を想像しながら作り上げる

②”助けてもらってる”の意識でやる
時間通りに来てくれる人、助言をしてくれる人、おせっかいをしてくれる人、など
気づけば色々な人から助けてもらっていることが見えるはずです。

③協力者に感謝する。
②で上げたような人たち、
その他にも、来てくれた全ての人、貸してくれるお店の店長、モノを準備してくれる人、アイデアを出してくれる人、声かけを手伝ってくれる人

「ありがとう」という言葉をかけることで、相手も自分も気持ちの良いイベントができます。
開場を提供してくれた人にも必ず最後にはお礼を言いましょう。


(4)人を頼る

「独りよがり」なイベントでよくありがちなのが、全部自分で受けようとしてキャパシティオーバーをおこしてしまうことです。
キャパシティオーバーが起きると、次にイライラが募って、、、自分の段取り不足を人のせいにしてしまうという負のスパイラルになってしまいます。

僕自身が社会人になって仕事をして痛感していることは、「限られた時間で最大のパフォーマンスを発揮するためには、効果的に人の力を借りる」ということです。

例)↓

・参加者への声かけ…
これは、できればランダムに振るのではなく、参加者のカテゴリー毎に担当をお願いするべきです。「女子への声かけは○○さんお願いしてもらえる?」「××部へは○○君お願いします。」など。

・モノの準備や買い出し…
予算を準備した上で「好きなもの買っていいよ!」と頼めるくらいがベストだったり。

・当日の動き
ここはある程度主催である本人がやらなければならないけれど、モノを準備したり片付けをしたりは、差し支えない範囲で参加者にも手伝ってもらいましょう。
その方が「自己責任感」をおのおのが感じて、協力して関わりあえます。


(5)参加者は協力してくれないものだと初めから心をくくる

主催側の協力者ならまだしも、参加者の人というのは思ったほど積極的に協力はしてくれません。

誤解があってはいけないので、これは別に悪口を言っているわけではありません。
みんな、忙しい中時間やお金をかけて参加してくれます。

例)↓

・「返事してね」が返ってこない。
それを責めてはいけません。根気よく「どう?^^」と聞くことが大事です。
そもそも忙しい中で興味をもってくれて返事をしてくれる自体に感謝しましょう。

・当日、行動の指示など言うことを聞いてくれない
会が始まって静かにしてほしいのに静かにしてくれないこともよくあります。
人は思ったように動いてくれません。そんなの当たり前です。
できるだけこれを無くすのは、会が始まる前に喚起しておくことでしょうか。

自分だって、話に夢中になってしまって司会の言葉を聞き逃すことが時々あると思います。
話を聞いてくれないのはそれだけ熱中してくれているという証拠です。喜べるくらいの器量がGoodですね。



6)黒子に徹する

主催者というのは残念ながら「最も会に参加できない立場」です。
「楽しんでもらいたい」と思えば思う程、一見し裏手の立場にならざるをえません。

だから「自分も楽しみたい」という考えが強いのならば主催の立場を取らない方が健全です。

協力者が複数いる場合は、責任者である自分は協力者が担っている各担当の様子を見るために回りましょう。
大きなイベントではよほどの臨時でない限りは、特に、最高責任者が現場で動くことをしてはなりません。大局で見渡す人が不在になると、どこかで歪みが生まれた場合協力し合い得ないからです。


(7)必ず参加者は主催者に感謝している。笑顔を酒のつまみにする

参加者から主催者への感謝というのはあまり届かないものです。
でも一つだけ信じてほしいことは、「誰かのために全力で開いたイベントは絶対に誰からも感謝されている」 という真実です。

感謝の言葉や見返りを求めてはいけません。
参加者の笑顔の数が成功の度合いだと思います。






まとめると、

 ・誰のためにやるかをはっきりさせる。「独りよがりのイベント」はやってはいけない

 ・関係者全員に感謝を忘れない。

 ・見返りを求めない 。







以上、いかがだったでしょうか。人の笑顔を生み出せる会がたくさんあると良いですね!


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